Erhalte ich zu meinem My ePayment Account auch physische Karten?

Das My ePayment Account dient lediglich zu Abrechnungszwecken. Zur Bezahlung generieren Sie sich virtuelle Karten binnen weniger Minuten selbst. Daher erhalten Sie diese nicht als physische Karten. Bei der Generierung erhalten Sie alle notwendigen Informationen (Kartennummer, Ablaufdatum und CVV), die Sie beispielsweise für einen Einsatz im Internet oder zum Hinterlegen bei Hotels benötigen.

Kann ich Pflichtfelder definieren, die beim Einsatz der Karte immer ausgefüllt werden müssen?

Sie können bis zu 10 Felder definieren, die jeder Anwender der virtuellen Karte bei der Benutzung ausfüllen muss. Dies können beispielsweise Name, Personalnummer, Kostenstelle oder ähnliches sein und dient der Zuordnung von Zahlungen.

Kann ich das Limit einer virtuellen Karte vollständig selbst bestimmen?

Ja, die Höhe des Limits ist grundsätzlich von Ihrer Seite aus frei wählbar. Sie wird im Einsatz jedoch beschränkt durch den Verfügungsrahmen des ePayment Accounts, also des Abrechnungskontos.

Kann ich die Gültigkeit der virtuellen Karte frei wählen?

Sie können bei der Generierung der Karte einen Gültigkeitszeitraum zwischen 1 Tag und 2 Jahren auswählen. Sie bei der Anzahl der möglichen Karteneinsätze aus zwei Optionen wählen. Sie können die virtuelle Karte so einstellen, dass sie nur einmal bis zur maximalen Höhe des Limits einsetzbar ist. Sie können die Karte auch so erstellen, dass sie mehrfach einsetzbar ist. In diesem Fall ist sie nur durch die Höhe des Limits begrenzt.

Meine virtuelle Karte funktioniert nicht – woran kann das liegen?

Wenn Ihre virtuelle Karte nicht mehr funktioniert kann dies an mehreren Faktoren liegen. Ihre Karte könnte das Ablaufdatum erreicht haben bzw. noch nicht gültig sein (vor definierter Zeitraum). Ihre virtuelle Karte könnte die maximale Anzahl an Karteneinsätzen erreicht haben. Ihre Karte hat kein Limit mehr. Es wurde der falsche CVV angegeben oder die Karte wurde in einer nicht freigegebenen Händlerbranche eingesetzt.

Sie bekommen den Ablehnungsgrund in der Anwendung „Virtual Payments“ in Echtzeit angezeigt und können diesen eigenständig beheben.

Was sind die technischen Voraussetzungen um eine virtuelle Karte zu generieren?

Um eine virtuelle Karte zu generieren müssen Sie als Anwender im System („Virtual Payments“) aufgesetzt sein. Dort können virtuelle Karten gemäß Ihrer unternehmensspezifischen Vorgaben (ggf. Genehmigungsprozesse etc.) erstellen.

Kann ich eine generierte virtuelle Karte stornieren?

Ja, Sie können bereits generierte virtuelle Karten wieder stornieren. Etwaige Umsätze und Einkäufe dieser Karten bleiben in diesem Fall jedoch bestehen.

Wie erfolgt die Rechnungsstellung?

Die Umsätze der virtuellen Karten werden über das ePayment Account zentral abgerechnet. Eine Sammelabrechnung erfolgt wöchentlich oder zweiwöchentlich.

Habe ich ein Zahlungsziel?

Das Zahlungsziel beträgt standardmäßig sieben oder 14 Tage.

Gibt es die Abrechnung auch in elektronischer Form

Ihre Sammelabrechnung erhalten Sie online über unser Firmenkundenportal.

Kann die virtuelle Karte nur in bestimmten Branchen eingesetzt werden?

Sie können bei der Generierung der virtuellen Karte die Nutzung auf bestimmte Händlerbranchen und –kategorien einschränken oder eine branchenübergreifende und somit nicht-eingeschränkte Karte generieren.

Können die Abrechnungsdaten des ePayment Accounts in Reiseabrechnungssysteme bzw. in Finanzbuchhaltungssysteme integriert werden?

Wir bieten Ihnen umfangreiche Datendienstleistungen für die Integration in Ihre ERP-, Reisekostenabrechnungs- und Finanzbuchhaltungssysteme an. Von CSV-Dateien bis hin zu SAP-Standards unterstützen wir die gängigen Marktanforderungen.

Sind im OLB ePayment Account Versicherungsleistungen inkludiert?

Im ePayment Account und bei virtuellen Karten sind keine Versicherungsleistungen integriert.

Gibt es eine maximale Begrenzung von Nutzern innerhalb eines Unternehmens

Nein, es existiert keine Begrenzung, wie viele Nutzer in Ihrem Unternehmen für die Generierung und Administration von virtuellen Karten aufgesetzt werden können.

Was ist bei der Erstellung einer virtuellen Karte zu beachten?

Bei der Erstellung von virtuellen Karten müssen ggf. unternehmensspezifische Genehmigungsprozesse eingehalten werden. Verschiedene Rollen haben entsprechend auch verschiedene Berechtigungen – nicht alle Rollen dürfen auch gleichzeitig virtuelle Karten beantragen.

Wie werden Nutzer innerhalb des Unternehmens aufgesetzt?

Nutzer, Anwender und andere Rollen werden von Ihrem unternehmensinternen Administrator aufgesetzt.

An wen kann ich mich bei weiteren Fragen wenden?

Für weitere Informationen und bei offenen Fragen können Sie sich gerne an firmenkarten@olb.de wenden.